Frequently Asked Questions
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Welche sind die gesetzlichen Grundlagen?
Die Geschäftsführung umfasst die gesetzlich eher unpräzise beschriebenen Tätigkeiten der Unternehmensleitung, die Festlegung allgemeiner Grundsätze der Unternehmenspolitik und die Verwaltung des Unternehmens. Die Rechtsstellung des Geschäftsführers wird durch die §§ 15 ff GmbHG geregelt (siehe Rechtsquellen im Anhang). Durch § 22 GmbHG werden die Geschäftsführer verpflichtet, ein angemessenes Rechnungswesen sowie ein internes Kontrollsystem zu etablieren (siehe dazu ausführlich Kapitel III D 3). Darüber hinaus sind die Geschäftsführer für die Einhaltung sämtlicher der GmbH auferlegten gesetzlichen Pflichten verantwortlich (siehe dazu ausführlich Kapitel III E).
- Über welche Mindestkompetenzen muss der Geschäftsführer verfügen?
Der Geschäftsführer ist für die laufende Verwaltung der Gesellschaft verantwortlich. Er sollte daher über die dafür notwendigen Kenntnisse sowohl in betriebswirtschaftlicher und juristischer als auch in unternehmensspezifisch fachlicher Hinsicht verfügen.
(siehe dazu Kapitel III B)
- Welche Angelegenheiten sind der Generalversammlung vorbehalten?
Die Generalversammlung als Meinungsbildungs- und Entscheidungsgremium der Gesellschafter hat ein weitgehendes Mitbestimmungsrecht. Das GmbHG weist in § 35 der Generalversammlung ausdrücklich eine Reihe von Angelegenheiten zur Beschlussfassung oder zur Zustimmung zu (siehe Rechtsquellen im Anhang). Darüber hinaus können im Gesellschaftsvertrag weitere Angelegenheiten und Rechtsgeschäfte an die Zustimmung durch die Gesellschafter gebunden werden.
- Welche Befugnisse hat der Geschäftsführer ?
Der Geschäftsführer hat die Gesellschaft zu verwalten und deren Geschäfte zu führen. Diese Verpflichtung enthält die Befugnis alle zur Verfolgung des Gesellschaftszwecks (Unternehmensgegenstand im Gesellschaftsvertrag ) betriebsgewöhnlichen Maßnahmen zu setzen. Bspw Beschaffung von Vorräten und Anlagen, Aufnahme und Kündigung von Mitarbeitern, Festlegung interner Unternehmensrichtlinien, Vertragsabschlüsse mit Kunden und Lieferanten etc.
- Wodurch werden seine Befugnisse eingeschränkt?
Der Handlungsspielraum des Geschäftsführers kann gesellschaftsintern durch den Gesellschaftsvertrag , den Geschäftsführervertrag oder durch Weisungen in Form von Gesellschafterbeschlüssen eingeschränkt werden. Im Außenverhältnis sind derartige Beschränkungen jedoch nicht gültig (siehe zum Unterschied zwischen Geschäftsführung und Vertretung Kapitel I B).
- Wer hat ein Weisungsrecht?
Weisungsbefugt sind grundsätzlich nur die Gesellschafter in ihrer Gesamtheit. Eine Weisung bedarf eines gültigen Gesellschafterbeschlusses, an dem alle Gesellschafter mitwirken. Die Gesellschafter können jedoch per Beschluss ihr Weisungsrecht auf einen Gesellschafter, einen Beirat , dem Aufsichtsrat oder einem Dritten abtreten. In diesem Fall ist dieser allein weisungsbefugt (siehe dazu Kapitel III F).
- Welche Weisungen sind ungültig?
Weisungen sind ungültig, wenn sie entweder nicht ordnungsgemäß zustande gekommen sind (siehe Frage 6.) oder den Geschäftsführer zu rechtswidrigen Handlungen oder Verhalten veranlassen; er sich durch Befolgung der Weisung strafbar macht.
- Was tun mit ungültigen Weisungen?
Weisungen, die den Geschäftsführer zu strafbarem Verhalten nötigen, dürfen keinesfalls befolgt werden. Bei Weisungen, die nicht rechtsgültig zustande gekommen sind (kein Gesellschafterbeschluss ), sollte der Geschäftsführer darauf bestehen, dass die Generalversammlung mit der Angelegenheit der Weisung befasst wird (siehe dazu Kapitel III F).
- Welche Aufgaben dürfen dem Geschäftsführer nicht entzogen werden?
• Vertretung der Gesellschaft nach außen;
• Durchführung der gesetzlich dem Geschäftsführer aufgebürdeten Pflichten (bspw Rechnungswesen, Insolvenzantrag);
• Maßnahmen im Betrieb insb in Bezug auf Arbeitnehmer (Arbeitnehmerschutz).
Generell kann der Tätigkeitsbereich des Geschäftsführers sehr beschränkt werden; ob sich aus den gesetzlich direkt dem Geschäftsführer aufgebürdeten Pflichten ein weisungsfreier Mindestbereich konstruieren lässt, ist umstritten (siehe dazu Kapitel III F 2).
- Wann muss ein Aufsichtsrat eingerichtet werden?
Ein Aufsichtsrat muss eingerichtet werden wenn:
• das Stammkapital € 70.000,-- und die Anzahl der Gesellschafter 50 übersteigt, oder
• die Anzahl der Arbeitnehmer durchschnittlich 300 übersteigt, oder
• die Gesellschaft AGs oder aufsichtsratspflichtige GmbHs beherrscht und die Anzahl der Arbeitnehmer dieser Gesellschaften zusammen durchschnittlich 300 übersteigt, oder
• die GmbH persönlich haftender Gesellschafter einer KG ist (GmbH & Co KG) und die Anzahl der Arbeitnehmer durchschnittlich 300 übersteigt.
Ein Aufsichtsrat kann auch freiwillig eingerichtet werden.
- Wodurch unterscheiden sich Aufsichtsrat und Beirat ?
Aufgabe des Aufsichtsrates (unerheblich ob verpflichtend oder freiwillig eingerichtet) ist es, die Geschäftsführung zu überwachen. Die Geschäftsführer sind verpflichtet, dem Aufsichtsrat regelmäßig Berichte über die Geschäftsentwicklung zu erteilen.
Der Beirat ist grundsätzlich beratend und nur ausnahmsweise beaufsichtigend tätig. Es ist jedoch zulässig diesem fakultativen Organ bestimmte Kompetenzen der Generalversammlung zu übertragen. Der Beirat nimmt sodann Befugnisse der Generalversammlung war, was besonders für das Verhältnis zum Geschäftsführer und zum Aufsichtsrat von Bedeutung ist.
- Was bedeutet Treuepflicht ?
Der Geschäftsführer ist durch seine Funktion als Verwalter fremden Vermögens zur Treue gegenüber den Gesellschaftern verpflichtet. Diese Verpflichtung ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, ergibt sich jedoch aus diesem besonderen Verhältnis. Es handelt sich somit um eine unbestimmte Verhaltenspflicht, die im Einzelfall vom Geschäftsführer ein bestimmtes Verhalten fordert (bspw Verbot des eigenmächtigen Ausnützens der Organstellung, Wettbewerbsverbot etc) und teilweise über die D auer der Geschäftsführerstellung hinaus geht (siehe dazu Kapitel III C).
- Was ist das Wettbewerbsverbot ?
Das Wettbewerbsverbot ist eine Konkretisierung der Treuepflicht . Der Geschäftsführer darf ohne Einwilligung der Gesellschafter keine eigenen Geschäfte im Geschäftszweig der GmbH durchführen; davon umfasst ist auch die Beteiligung als persönlich haftender Gesellschafter und die Tätigkeit als Vorstand oder Aufsichtsrat (siehe § 24 GmbHG; Kapitel III C 3).
- Unterliegt der Geschäftsführer einer Verschwiegenheitspflicht ?
Der Geschäftsführer ist zu Stillschweigen über vertrauliche Angaben die Gesellschaft betreffend verpflichtet. Innerhalb der Geschäftsführung und gegenüber dem Aufsichtsrat und der Generalversammlung herrscht keine Verschwiegenheitspflicht (siehe Kapitel III C 4). Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch im Zivilprozess - der Geschäftsführer darf die Aussage verweigern.
- Welche Pflichten wirken nach Ende der Geschäftsführerstellung weiter?
Nach dem Ausscheiden ist der Geschäftsführer weiter zur Verschwiegenheit verpflichtet. Auch die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots ist möglich und üblich. Weiters ist der Geschäftsführer nach seinem Ausscheiden aus der Organstellung fünf Jahre lang verpflichtet, Auskunft über die Geschäfte und Vermögenswerte der GmbH zu erteilen.
- Wann muss eine Generalversammlung einberufen werden?
Die Generalversammlung muss zumindest einmal jährlich abgehalten werden.
Eine außerordentliche Generalversammlung muss einberufen werden, wenn die Hälfte des Stammkapitals durch die Geschäftstätigkeit verloren gegangen ist. (siehe Kapitel IV A)
Eine Einberufung hat jedenfalls zu erfolgen, wenn Entscheidungen getroffen werden sollen, die gesetzlich oder gesellschaftsvertraglich der Generalversammlung vorbehalten sind.
- Wie erfolgt die Einberufung?
Die Einberufung erfolgt schriftlich und muss die Tagesordnung der Generalversammlung enthalten. Die Generalversammlung muss mindestens 7 Tage vor Abhaltung einberufen werden; der GmbH -Vertrag kann diese Frist erweitern.
- Muss der Geschäftsführer an der Generalversammlung teilnehmen?
Die Geschäftsführer sind verpflichtet, an der Generalversammlung teilzunehmen. Sie haben jedoch kein Recht auf Teilnahme und können von der Mehrheit der Gesellschafter ausgeschlossen werden (dies gilt nicht für Gesellschafter-Geschäftsführer ).
- Muss der Geschäftsführer den Gesellschaftern Rede und Antwort stehen? Kann er dies verweigern?
Der Geschäftsführer ist während der Generalversammlung verpflichtet, sämtliche Fragen der Gesellschafter , die in Zusammenhang mit den Tagesordnungspunkten stehen, zu beantworten.
Darüber hinaus haben die Gesellschafter ein ständiges Einsichtsrecht in sämtliche Bücher und Aufzeichnungen der GmbH .
Eine Verweigerung der Bucheinsicht ist nur möglich, wenn die Gefahr besteht, dass Gesellschaftsinterna durch den Gesellschafter missbräuchlich verwendet werden (Konkurrenztätigkeit). Antworten in der Generalversammlung können nur verweigert werden, wenn sie nicht mit Tagesordnungspunkten im Zusammenhang stehen und ein schutzwürdiges Interesse der GmbH oder der Geschäftsführung auf Geheimhaltung besteht.
- Welche Verpflichtungen bestehen im Bereich der Rechnungslegung?
• Führung eines ordnungsgemäßen Rechnungswesens; doppelte Buchhaltung
• Jahresabschlusserstellung
• Adäquates internes Kontrollsystem
• Planung und Soll-Ist-Analyse
- Welche GmbH ist prüfungspflichtig?
Der Jahresabschluss und der Lagebericht von Kapitalgesellschaften ist von einem Abschlussprüfer zu prüfen und darf erst nach erfolgter Prüfung durch die Generalversammlung festgestellt werden. Für kleine, nicht aufsichtsratspflichtige GmbHs entfällt diese Prüfungsverpflichtung. "Klein" iSd § 221 HGB gelten GmbHs bis zu:
• einer Bilanzsumme von 3,65 Millionen Euro, und
• Umsatzerlösen von 7,3 Millionen Euro, und
• 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt.
Sämtliche GmbHs, die diese Größenkriterien überschreiten sind prüfungspflichtig.
- Wann muss ein Insolvenzverfahren eingeleitet werden?
Der Geschäftsführer ist verpflichtet, umgehend ein Insolvenzverfahren einzuleiten bzw einen Insolvenzantrag zu stellen, wenn die GmbH :
• zahlungsunfähig; oder
• überschuldet ist.
Eine Unterlassung macht den Geschäftsführer persönlich für Insolvenzschaden ersatzpflichtig.
- Wann ist die GmbH zahlungsunfähig?
Die Gesellschaft ist zahlungsunfähig, wenn sie ihre Verbindlichkeiten dauerhaft nicht begleichen kann. Der Zeithorizont auf den die Zahlungsunfähigkeit bemessen wird, ist umstritten. Er liegt irgendwo zwischen 60 Tagen und einem halben Jahr; als Richtschnur können die in der Branche üblichen Zahlungsziele herangezogen werden. (siehe Kapitel IV C 1)
- Wann liegt Überschuldung vor?
Der Eintritt der insolvenzrechtlichen Überschuldung wird anhand der zweistufigen Überschuldungsprüfung, bestehend aus Fortbestehensprognose und Liquidationsbilanz, festgestellt. Zeigt sowohl Fortbestehensprognose als auch Liquidationsbilanz ein negatives Ergebnis, liegt Überschuldung vor. (siehe Kapitel IV C 2)
- Wann darf der Geschäftsführer kündigen?
Der Geschäftsführer darf kündigen bzw von seiner Geschäftsführerstellung zurücktreten, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Wichtige Gründe können im Geschäftsführervertrag vereinbart werden. Als wichtige Gründe gelten insbesondere die Vorenthaltung der Auszahlung von Ansprüchen des Geschäftsführers (Gehalt) und die Hinderung des Geschäftsführers an der Durchführung seiner Aufgaben durch Gesellschafter oder andere Geschäftsführer. (siehe Kapitel II B 3)
- Wann kann der Geschäftsführer entlassen werden?
Eine fristlose Entlassung des Geschäftsführers ist nur bei groben Pflichtverletzungen möglich. Wichtige Gründe sind: Untreue , Vertrauensunwürdigkeit, Konkurrenztätigkeit usw. Insbesondere gilt auch ein ungerechtfertigter (ohne wichtigen Grund) Rücktritt als Entlassungsgrund . |
